覚書とは？法的拘束力の有無や書き方について弁護士が3分で解説！
プライバシーポリシー
トップコート国際法律事務所（以下「当事務所」）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）その他の関係法令、弁護士法、ならびに弁護士職務基本規程・弁護士情報セキュリティ規程その他の日本弁護士連合会および所属弁護士会の会規を遵守し、以下の方針に基づき個人情報を適正に取り扱います。
当事務所は、職務上知り得た秘密について守秘義務を負っています。そのため、本方針で個人情報保護法上許容される取扱いを定めている場合でも、正当な理由なく秘密を開示し、または利用することはありません。
1. 個人情報取扱事業者
- 名称：トップコート国際法律事務所
- 住所：〒150-0045 東京都渋谷区神泉町20-21 MID POINT渋谷神泉
- 代表者：弁護士 勝部 泰之
2. 取得する情報の範囲
当事務所は、依頼者・相談者の情報に加え、業務の性質上、相手方、依頼者の従業員・家族、証人その他の関係者の情報を取得することがあります。- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先、役職等の連絡情報
- 本人確認書類、本人特定事項の確認記録
- 相談・依頼内容、事件記録、契約書・証拠資料等の法務関連情報
- 病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、刑事手続に関する事実等の要配慮個人情報（事件処理に必要な場合に限定し、基本的には取得しません）
- 請求・支払情報（請求先、振込情報、決済記録 等）
- ウェブサイト利用時の技術情報（Cookie、IPアドレス、ブラウザ情報、アクセスログ等）
- セミナー・メルマガ登録情報、アンケート回答内容
3. 利用目的
当事務所は、以下の目的の達成に必要な範囲で個人情報を利用し、その範囲を超えて利用しません。- 法律相談、受任業務の遂行および関連連絡
- 紛争解決、交渉、訴訟等の手続遂行
- 本人確認、利益相反確認、与信・反社会的勢力の確認
- 料金の見積、請求、入金管理、会計・税務処理
- セミナー・出版・ニュースレター等のご案内（希望者のみ）
- ウェブサイトの品質改善、アクセス解析、セキュリティ対策
- 法令・会規に基づく対応、当事務所の権利・正当な利益の保護
4. 依頼者以外の方の情報および特別な制限のある資料
依頼者からお預かりする資料には、相手方や第三者の個人情報・秘密情報が含まれることがあります。当事務所は、依頼者の同意があることのみをもって、これらの情報を外部に提供してよいとは判断しません。外部への提供や外部サービスでの処理にあたっては、情報の本人の同意、委託、法令上の根拠など、取扱いの根拠を確認します。 また、秘密保持条項等により利用・開示が制限された資料については、その制限の範囲を確認したうえで取り扱います。刑事事件で開示された証拠については、刑事訴訟法の定め（第281条の3・第281条の4）に従い、複製等を適正に管理し、目的外に使用しません。5. 第三者提供
当事務所は、以下の場合を除き、個人データを第三者に提供しません。なお、以下に該当する場合であっても、守秘義務に照らして正当な理由がない限り、秘密を開示することはありません。- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人同意が困難な場合
- 公衆衛生の向上・児童の健全育成の推進のため特に必要で、本人同意が困難な場合
- 国の機関等への協力が必要で、本人同意により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
6. 取扱いの委託
当事務所は、業務遂行上必要な範囲で、外部事業者（〔例：クラウド事業者、電話代行、翻訳・通訳、会計事務所、IT保守、配送事業者〕）に個人データの取扱いを委託することがあります。この場合、当事務所は以下の方法により委託先を監督します。- 委託先に渡す情報を、委託業務に必要な最小限の範囲に限定すること（例：電話代行には、氏名・連絡先・折り返し希望等の取次ぎに必要な事項のみを扱わせます）
- 秘密保持、安全管理措置、再委託の制限、事故発生時の報告、契約終了時の返還・削除等を契約で定めること
- 委託先における情報の取扱状況を、必要に応じて確認すること
7. クラウドサービス・生成AI等の外部サービスの利用
当事務所は、クラウドサービス、生成AI、オンライン翻訳・文字起こし・OCR等の外部サービスを利用する場合、契約・設定・利用する機能の単位で、以下の事項を事前に確認します。- 入力・保存した情報を事業者が取り扱うか、取り扱う場合の目的と範囲（学習・サービス改善への利用の有無を含みます）
- 保存期間、削除の方法、事業者による閲覧の有無、再委託先、データの保存・処理場所
8. 外国にある第三者への提供・外国での取扱い
当事務所が利用するクラウドサービス等には、外国の事業者が提供するもの、または外国のサーバで情報が保存・処理されるものがあります。- 事業者が個人データを取り扱わない形で利用する場合：個人データの提供には当たりませんが、外国で取り扱われることを踏まえ、第10項の安全管理措置（外的環境の把握）を講じます。
- 外国にある第三者に個人データを提供する場合：あらかじめ、提供先の国の名称、当該国の個人情報保護制度、提供先が講ずる措置に関する情報を提供したうえで本人の同意を得るか、個人情報保護法に定める基準に適合する体制を整備した事業者に限って提供します。後者の場合、提供先における措置の実施状況を定期的に確認し、本人の求めに応じて、法令に定める事項に関する情報を提供します。
9. 他の専門家との連携
当事務所は、個人データを他の事業者と共同利用することは行っていません。事件の処理のため、外部の弁護士、弁理士、税理士、司法書士等の専門家と連携する必要がある場合は、事件ごとに依頼者に説明して同意を得たうえで、必要な範囲の情報に限って提供します。相手方や第三者の情報が含まれる場合は、第4項に従って取扱いの根拠を確認します。 当事務所内においても、所属弁護士・事務職員が閲覧できる情報は、担当する業務に必要な範囲に限定します。10. 安全管理措置の概要
当事務所は、個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の管理のため、以下の措置を講じています。- 基本方針・取扱規程の策定：本方針を定め、情報の取得・保管・利用・提供・送信・廃棄の各段階における取扱方法を内部規程として定めています。
- 組織的安全管理措置：個人情報保護管理者を置き、取扱状況の点検、事故発生時の報告・対応手順を定めています。
- 人的安全管理措置：所属弁護士・事務職員から秘密保持の誓約を得るとともに、利用可能なサービスや禁止される操作について、採用時および定期的に教育を行っています。
- 物理的安全管理措置：紙媒体の施錠保管、持出しの管理、記録媒体・端末の適切な廃棄を行っています。
- 技術的安全管理措置：アクセス権限の管理、多要素認証、端末の暗号化、ソフトウェアの更新、バックアップの取得と復元確認を行っています。
- 外的環境の把握：外国で個人データを取り扱う場合は、当該国（〔国名〕）の個人情報保護制度を把握したうえで安全管理措置を講じています。
11. 漏えい等が発生した場合の対応
当事務所は、個人データの漏えい等が発生し、またはそのおそれがある場合、直ちに被害の拡大防止と記録の保全を行い、事実関係と影響範囲を調査します。法令に定める事態に該当する場合は、個人情報保護委員会への報告および本人への通知を行います。本人には、依頼者に限らず、相手方その他の第三者が含まれます。12. 保有個人データの開示等の請求・苦情の申出
本人からの、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます）、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供停止の請求には、法令に基づき適切に対応します。- 受付方法：下記「お問い合わせ窓口」へご連絡ください。本人確認のうえ、所定の手続をご案内します。
- 手数料：利用目的の通知および開示の請求については、1件につき1000円を申し受けます。
- 開示等に応じられない場合：本人または第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、当事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（守秘義務に反することとなる場合を含みます）、他の法令に違反することとなる場合等には、法令に基づき全部または一部に応じられないことがあります。その場合は理由を説明します。
- 苦情の申出：個人情報の取扱いに関する苦情は、下記「お問い合わせ窓口」で受け付けます。
13. 保存期間
事件記録等は、法令ならびに日本弁護士連合会の「依頼者の本人特定事項の確認及び記録保存等に関する規程」その他の会規が定める期間、および事件の性質に応じて当事務所が定める期間保存します。保存期間を経過した情報は、紙媒体は裁断・溶解等により、電子データはバックアップを含めて復元できない方法により、適切に廃棄・消去します。依頼者からお預かりした原本は、事件終了時に返還します。14. Cookie等の利用
当事務所サイトでは、利便性向上・アクセス解析のためCookie等を使用しています。ブラウザ設定で無効化できますが、機能の一部が利用できない場合があります。 当事務所サイトでは、アクセス解析ツール〔例：Google Analytics〕を使用しており、Cookie等を通じて、閲覧ページ、ブラウザ情報、IPアドレス等の情報がツール提供者に送信されます。送信される情報の取扱いは、ツール提供者のプライバシーポリシーをご確認ください。ツール提供者が提供するオプトアウト機能により、情報の送信を停止することができます。15. 未成年者の個人情報
未成年者からの法律相談・依頼をお受けする場合、または未成年者の個人情報の取扱いについて同意を得る必要がある場合は、原則として法定代理人（保護者等）の同意を確認します。16. 継続的改善
当事務所は、本方針および内部規程を定期的に、また新たなサービスの導入、体制の変更、事故の発生時に見直し、改善します。重要な変更時は当事務所サイト等で告知します。 制定日：2021年1月1日 最終改定日：2026年10月1日17. お問い合わせ窓口
- 事務所名：トップコート国際法律事務所
- 住所：〒150-0045 東京都渋谷区神泉町20-21 MID POINT渋谷神泉
- メール：メールフォーム
- 受付時間：平日9:00～18:00（年末年始・当事務所指定休業日を除く） 個人情報保護管理者：弁護士 勝部 泰之